Zeitnachweis, Leistungsnachweis, Stundenzettel: welcher Nachweis wann?

Aktualisiert am 22. September 2026von Adrian Kamp

Leistungsnachweis, Stundenzettel, Zeitnachweis, Tätigkeitsnachweis: Im Alltag gehen die Begriffe durcheinander. Auftraggeber verlangen dagegen häufig ein ganz bestimmtes Dokument, und ein abweichender Nachweis kann dazu führen, dass eine Rechnung zurückkommt.

Dieser Ratgeber ordnet die Begriffe, zeigt, welcher Nachweis typischerweise zu welcher Vertragsart gehört, und beschreibt, worauf es in der Zusammenarbeit zwischen Freelancer, Personaldienstleister und Endkunde ankommt.

zekanex entwickelt Software für die Freigabe von Leistungsnachweisen. Dieser Ratgeber informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.

Sie suchen den Leistungsnachweis für das BAföG? Dieser Ratgeber behandelt Nachweise im Geschäftsverkehr. Für die Leistungsbescheinigung nach § 48 BAföG ist Ihre Hochschule der richtige Ansprechpartner.

Die Begriffslandkarte auf einen Blick

Begriff	Was er belegt	Typischer Einsatz
Leistungsnachweis	erbrachte Leistung nach Inhalt und Umfang	Projektgeschäft, IT, Engineering, Beratung
Tätigkeitsnachweis	ausgeführte Tätigkeiten	zeitbasierte Vergütung mit Tätigkeitsangaben
Stundennachweis / Stundenzettel	Arbeitszeit mit Beginn, Ende und Pausen	branchenübergreifend
Zeitnachweis / Arbeitszeitnachweis	Arbeitszeit, oft als Monatsübersicht	Zeiterfassung, Timesheet in IT-Projekten
Arbeitsnachweis	uneinheitlich verwendet	Alltagssprache
Regieschein / Rapportzettel	Stundenlohnarbeiten, oft mit Material	Bau und Handwerk
Leistungsverzeichnis	geplante Leistungen vor der Vergabe	Ausschreibung, kein Nachweis

Merkregel: Zeit oder Ergebnis? Wer nach Zeit abrechnet, belegt in der Regel die Zeit. Wer nach Ergebnis abrechnet, belegt das Ergebnis. Im Projektgeschäft verlangen Auftraggeber häufig beides in einem Dokument.

Die Begriffe im Einzelnen

Leistungsnachweis

Ein Leistungsnachweis belegt, welche Leistung in welchem Umfang erbracht wurde. Er ist ergebnisorientiert und dokumentiert das Ergebnis der Arbeit, nicht die bloße Anwesenheit.

Eine allgemeine gesetzliche Definition des Leistungsnachweises im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen gibt es nicht. Was er enthalten soll, ergibt sich in der Regel aus dem Vertrag. Deshalb lässt er sich auf Dienst- wie auf Werkverträge anwenden und auf Stunden- wie auf Pauschalabrechnung. Verbreitet ist er in der IT- und Engineering-Beratung, im Projektgeschäft und in Rahmenverträgen mit Personaldienstleistern.

Tätigkeitsnachweis

Ein Tätigkeitsnachweis dokumentiert, welche Tätigkeiten ausgeführt wurden. Er ist prozessorientiert, während der Leistungsnachweis auf das Ergebnis zielt.

In der Praxis überschneiden sich beide Begriffe erheblich. Ein Tätigkeitsnachweis wird häufig dort verlangt, wo nach Zeit vergütet wird und der Auftraggeber nachvollziehen möchte, wofür die Zeit verwendet wurde. Welcher Begriff maßgeblich ist, ergibt sich aus dem Vertrag.

Stundennachweis, Stundenzettel, Zeitnachweis

Stundennachweis, Stundenzettel und Zeitnachweis meinen im Kern dasselbe: die Dokumentation der Arbeitszeit mit Beginn, Ende, Pausen und Dauer. Auch der Begriff Arbeitszeitnachweis wird in diesem Sinn verwendet. Was in dieser Zeit erarbeitet wurde, steht darin in der Regel nicht.

„Zeitnachweis“ bezeichnet in Zeiterfassungssystemen häufig die mitarbeiterbezogene Monatsübersicht mit Salden. Im IT-Projektgeschäft wird der Begriff oft gleichbedeutend mit dem Timesheet verwendet, das an den Kunden geht. Genau genommen passt er dort nur bedingt, weil ein solches Timesheet meist auch Leistungsinhalte enthält.

Arbeitsnachweis

„Arbeitsnachweis“ ist kein feststehender Fachbegriff, sondern ein Alltagswort. Je nach Zusammenhang ist ein Stundennachweis, ein Tätigkeitsnachweis oder die Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III gemeint, die Arbeitgeber bei Ende eines Beschäftigungsverhältnisses ausstellen.

Nicht zu verwechseln ist der Begriff mit dem Nachweisgesetz (NachwG). Es betrifft die Information über die wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsverhältnisses, nicht die Dokumentation geleisteter Arbeit.

Regieschein, Rapportzettel, Stundenlohnzettel

Regieschein, Regiezettel und Rapportzettel sind die Bau- und Handwerksvarianten des Nachweises. Sie dokumentieren Stundenlohnarbeiten, die nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet werden, also Stunden und häufig auch Material. Die VOB/B, ein Vertragswerk für Bauleistungen, spricht von Stundenlohnzetteln.

Für diese Zettel sieht § 15 Abs. 3 VOB/B ein eigenes Verfahren vor. Sofern nichts anderes vereinbart ist, werden sie je nach Verkehrssitte werktäglich oder wöchentlich eingereicht. Der Auftraggeber gibt die bescheinigten Zettel unverzüglich zurück, spätestens innerhalb von sechs Werktagen nach Zugang. Nicht fristgemäß zurückgegebene Stundenlohnzettel gelten als anerkannt. Diese Regel gilt nur, wenn die VOB/B wirksam in den Vertrag einbezogen ist. Wie weit sie im Einzelfall reicht, hängt unter anderem davon ab, wie die VOB/B vereinbart wurde.

Leistungsverzeichnis

Ein Leistungsverzeichnis ist kein Nachweis, sondern Teil der Leistungsbeschreibung. Es legt vor der Auftragsvergabe fest, welche Leistungen in welcher Menge ausgeführt werden sollen, und dient als Grundlage für Ausschreibung, Angebot und Vertrag.

Eine einfache Unterscheidung hilft: Das Verzeichnis steht am Anfang und beschreibt das Soll. Der Nachweis steht am Ende und belegt das Ist.

Welcher Nachweis passt zu welchem Vertrag?

Welcher Nachweis erwartet wird, hängt eng mit der Vertragsart zusammen. Die Übersicht zeigt typische Zuordnungen. Im Einzelfall kommt es auf den konkreten Vertrag an.

Vertragsart	Häufig verlangter Nachweis	Hintergrund
Dienstvertrag (§ 611 BGB)	Zeit- oder Stundennachweis, oft mit Tätigkeitsangaben	Geschuldet ist die Tätigkeit, nicht ein bestimmter Erfolg.
Werkvertrag (§ 631 BGB)	Leistungsnachweis, bei der Abnahme oft ein Abnahmeprotokoll	Geschuldet ist ein Erfolg. Die Vergütung ist grundsätzlich bei der Abnahme zu entrichten (§ 641 BGB).
Bauvertrag mit VOB/B	Stundenlohnzettel für Stundenlohnarbeiten, sonst meist ein Aufmaß	Das Vertragswerk sieht für Stundenlohnzettel eigene Fristen vor (§ 15 VOB/B).
Arbeitnehmerüberlassung	Stunden- oder Tätigkeitsnachweis, häufig vom Entleiher bestätigt	Abrechnungsgrundlage zwischen Verleiher und Entleiher
Freelancer-Einsatz über Personaldienstleister	Leistungs- oder Stundennachweis, meist monatlich	Anforderungen ergeben sich aus Rahmen- und Einzelvertrag.

Arbeitnehmerüberlassung und Freelancer-Einsatz sind verschiedene Konstruktionen. Bei der Arbeitnehmerüberlassung ist ein Arbeitnehmer des Verleihers in die Arbeitsorganisation des Entleihers eingegliedert und unterliegt dessen Weisungen. Beim Freelancer-Einsatz über einen Personaldienstleister ist dagegen eine selbstständige Leistungserbringung vorgesehen. Welche Konstruktion rechtlich vorliegt, richtet sich nach der tatsächlichen Durchführung, nicht nach der Bezeichnung im Vertrag. Weicht die gelebte Praxis von der Vereinbarung ab, können Fragen der Scheinselbstständigkeit oder einer verdeckten Arbeitnehmerüberlassung entstehen.

Was der Vertrag regelt: drei typische Klauselinhalte

Hinweis: Dieser Abschnitt beschreibt allgemein, welche Regelungen zu Nachweisen in Verträgen häufig vorkommen. Er enthält bewusst keine Formulierungsvorschläge. Ob und wie eine Klausel im konkreten Vertrag wirkt, hängt von ihrem Wortlaut, vom Vertragsverhältnis und davon ab, ob sie als Allgemeine Geschäftsbedingung einer Inhaltskontrolle standhält. Das lässt sich nur im Einzelfall beurteilen.

Viele Unstimmigkeiten rund um Nachweise haben ihren Ursprung darin, dass die Anforderungen des Vertrags nicht bekannt sind. Drei Regelungsinhalte kommen in Rahmenverträgen häufig vor.

Der Nachweis als Voraussetzung für die Fälligkeit

Manche Verträge knüpfen die Fälligkeit der Vergütung daran, dass der Auftraggeber den Nachweis bestätigt oder gegenzeichnet. Solange diese Bestätigung fehlt, kann sich die Zahlung verzögern.

Beliebig hinausschieben lässt sich die Fälligkeit auf diesem Weg in der Regel nicht. Das Gesetz begrenzt unter anderem, wie viel Zeit sich ein Auftraggeber für die Überprüfung oder Abnahme einer Leistung vorbehalten darf, etwa in § 271a BGB. Wer eine Bestätigung ohne sachlichen Grund verweigert, kann sich zudem nicht ohne Weiteres auf deren Fehlen berufen.

Vorgaben zu Form und Inhalt

Verträge legen häufig fest, welche Angaben ein Nachweis enthalten muss, etwa Leistungszeitraum, Tätigkeitsbeschreibung und Bestellnummer. Manche schreiben zusätzlich ein bestimmtes Formular vor. Fehlen Pflichtangaben, geben Auftraggeber einen Nachweis in der Praxis häufig zur Ergänzung zurück.

Ob ein Auftraggeber einen inhaltlich vollständigen Nachweis allein wegen eines abweichenden Formats zurückweisen darf, ist eine Frage des Einzelfalls. Unabhängig davon spart es Zeit, die vertraglichen Vorgaben vor dem ersten Abrechnungslauf zu kennen.

Einwendungsfristen und Genehmigungsfiktion

Einige Verträge sehen vor, dass ein Nachweis als genehmigt gilt, wenn der Auftraggeber nicht innerhalb einer bestimmten Frist Einwendungen erhebt. Eine solche Regelung schafft Klarheit über den Status eines Nachweises.

Werden solche Fiktionen in Allgemeinen Geschäftsbedingungen vereinbart, stellt das Gesetz besondere Anforderungen, zum Beispiel an die Angemessenheit der Frist und an einen gesonderten Hinweis auf die Bedeutung des Schweigens (§ 308 Nr. 5 BGB). Im Verkehr zwischen Unternehmen fließen diese Wertungen in die allgemeine Inhaltskontrolle ein. Ob eine konkrete Klausel die Anforderungen erfüllt, ist eine Frage der rechtlichen Prüfung.

Fehlt eine solche Regelung, gilt ein unbeantworteter Nachweis in der Regel nicht automatisch als genehmigt. Für Dienstverträge sieht das Gesetz keine vergleichbare Genehmigungsfiktion vor. Beim Werkvertrag gibt es mit der Abnahmefiktion nach § 640 Abs. 2 BGB eine eigene Regelung. Sie knüpft an die Abnahme des Werks an, nicht an einen laufenden Monatsnachweis.

Welche dieser Regelungen für ein Vertragsverhältnis sinnvoll ist und wie sie wirksam gestaltet wird, gehört in die rechtliche Beratung.

Typische Konstellationen aus der Praxis

Die folgenden Fälle sind vereinfachte Beispiele. Wie sie im Einzelfall zu bewerten sind, hängt vom jeweiligen Vertrag ab.

Der Auftraggeber verlangt Stunden, der Nachweis enthält nur Leistungen

Verlangt der Vertrag einen Stundennachweis, erfüllt ein Leistungsnachweis ohne Zeitangaben diese Anforderung in der Regel nicht. Ein Dokument, das Zeiten und Leistungsinhalte zusammen erfasst, deckt in vielen Fällen beide Anforderungen ab.

Eine detaillierte Rechnung liegt vor, aber kein Nachweis

Rechnung und Nachweis erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Die Rechnung macht die Vergütung geltend, der Nachweis belegt die Leistung. Kommt es zum Streit, muss grundsätzlich derjenige, der die Vergütung verlangt, die abgerechneten Leistungen darlegen und beweisen. Eine Rechnung allein reicht dafür häufig nicht aus.

Der Auftraggeber verlangt einen „Arbeitsnachweis“

Im Geschäftsverkehr ist damit häufig ein Stunden- oder Tätigkeitsnachweis gemeint. Weil der Begriff nicht einheitlich verwendet wird, schafft eine kurze Rückfrage beim Auftraggeber Klarheit.

Nachweis und Rechnung weichen voneinander ab

Weist der Nachweis 142 Stunden aus, die Rechnung aber 144, wird die Rechnung in der Prüfung regelmäßig beanstandet. Die Korrektur verzögert den Zahlungseingang und kann Folgekosten verursachen, etwa wenn Zahlungs- oder Skontofristen verstreichen. Wie sich die Abweichung auf den übrigen Betrag auswirkt, hängt vom Vertrag ab.

Der Sonderfall: Einsätze über einen Personaldienstleister

Arbeitet ein Freelancer über einen Personaldienstleister bei einem Endkunden, hat der Leistungsnachweis zwei Adressaten mit unterschiedlichen Interessen. In dieser Konstellation kann sich eine Begriffsverwirrung besonders deutlich auswirken.

Typischerweise durchläuft der Nachweis vier Stationen:

Der Freelancer erfasst seine Leistungen und übermittelt den Nachweis.
Der Endkunde, meist der fachliche Projektleiter, bestätigt die Erbringung.
Der Personaldienstleister prüft den bestätigten Nachweis gegen die Beauftragung.
Auf dieser Grundlage rechnet der Personaldienstleister gegenüber dem Endkunden ab und begleicht die Rechnung des Freelancers. Eine Vorlage, die diesen Ablauf mit einem Freigabebereich für alle drei Beteiligten abbildet, finden Sie in unserer Leistungsnachweis-Vorlage für Excel und PDF (öffnet in neuem Tab).

Zwei Verträge, zwei Anforderungen

In dieser Konstellation treffen zwei Vertragsverhältnisse aufeinander. Zwischen Personaldienstleister und Endkunde gilt der Rahmenvertrag, zwischen Personaldienstleister und Freelancer der Einzelvertrag. Beide können unterschiedliche Begriffe, Fristen und Formvorgaben enthalten.

Ein Beispiel: Der Rahmenvertrag verlangt einen „Leistungsnachweis mit Bestellnummer, gegenzuzeichnen durch den fachlichen Ansprechpartner“. Der Einzelvertrag mit dem Freelancer spricht nur von einem „monatlichen Stundennachweis“. Der Freelancer liefert, was sein Vertrag verlangt. Der Personaldienstleister kann damit gegenüber dem Endkunden aber noch nicht abrechnen, weil Bestellnummer und Gegenzeichnung fehlen.

Sieht der Einzelvertrag nichts anderes vor, liegt das Risiko in dieser Lage häufig beim Personaldienstleister. Er schuldet dem Freelancer die Vergütung, hat gegenüber dem Endkunden aber möglicherweise noch keinen fälligen Anspruch. Bei einem Einsatz ist das ärgerlich, bei vielen parallelen Einsätzen kann es die Liquidität belasten. Naheliegend ist deshalb die Frage, ob die Nachweisanforderungen beider Verträge zueinander passen, also Begriff, Pflichtangaben und Fristen. Wie das im eigenen Vertragswerk umgesetzt wird, ist eine Frage der Vertragsgestaltung im Einzelfall.

Der Engpass liegt häufig beim Endkunden

In vielen Fällen entsteht die Verzögerung bei der zweiten Station. Für den Projektleiter beim Endkunden ist die Freigabe eine Nebenaufgabe. Sie fällt gebündelt am Monatsende an und wird oft zwischen anderen Terminen erledigt.

Erfahrungsgemäß wird eine Freigabe eher zeitnah erledigt, wenn sie wenig Aufwand bedeutet. Zusätzliche Hürden wie eine eigene Registrierung oder ein weiteres Passwort können sie verzögern. Hilfreich ist eine Freigabe, die dort funktioniert, wo der Projektleiter ohnehin arbeitet, etwa über einen Link in der E-Mail.

Tätigkeitsbeschreibung und Statusfragen

Bei Freelancer-Einsätzen ist der Nachweis nicht nur Abrechnungsgrundlage, sondern auch Teil der Dokumentation des Einsatzes. Ob eine selbstständige Tätigkeit oder eine abhängige Beschäftigung vorliegt, wird im Alltag oft unter dem Stichwort Scheinselbstständigkeit diskutiert. Entscheidend ist dabei die tatsächliche Durchführung des Auftrags, nicht seine Beschreibung.

Sozialversicherungsrechtlich ist § 7 Abs. 1 SGB IV der Maßstab. Die Vorschrift nennt als Anhaltspunkte für eine Beschäftigung eine Tätigkeit nach Weisungen und eine Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Weisungsgebers. Eine verbindliche Klärung ist über das Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV möglich. Arbeitsrechtlich stellt § 611a BGB ausdrücklich klar, dass es auf die Bezeichnung im Vertrag nicht ankommt, wenn die tatsächliche Durchführung zeigt, dass ein Arbeitsverhältnis vorliegt.

Kein Dokument und keine Software schützt vor einer Statusfeststellung oder bestimmt ihr Ergebnis. Was ein sorgfältig geführter Nachweis leisten kann, ist, die tatsächlichen Verhältnisse zutreffend zu dokumentieren.

Wird eine Leistung ergebnisbezogen erbracht, kann der Nachweis das auch so beschreiben, zum Beispiel: „Implementierung Schnittstelle SAP zu DATEV, Mapping der Buchungssätze, Test gegen Referenzdatensatz“. Formulierungen, die Weisungsgebundenheit oder Eingliederung nahelegen, obwohl beides tatsächlich nicht besteht, zeichnen dagegen ein unzutreffendes Bild. Bestehen Weisungsgebundenheit und Eingliederung tatsächlich, liegt die Frage nicht bei der Formulierung, sondern bei der Durchführung des Einsatzes. Sie gehört dann in die rechtliche Beratung.

Abgrenzung: arbeitsrechtliche Aufzeichnungspflichten

Vom Nachweis gegenüber dem Auftraggeber zu unterscheiden sind gesetzliche Pflichten zur Aufzeichnung von Arbeitszeit. Sie betreffen das Verhältnis zwischen Arbeitgebern und ihren Beschäftigten.

Einschlägig sind unter anderem das Mindestlohngesetz und das Arbeitszeitgesetz. Die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG gilt für geringfügig Beschäftigte und die in § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftszweige und erfasst unter bestimmten Voraussetzungen auch Entleiher. Nach § 16 Abs. 2 ArbZG ist Arbeitszeit aufzuzeichnen, die über acht Stunden werktäglich hinausgeht. Nach einem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber zudem verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit ihrer Beschäftigten einzuführen. Das Gericht hat diese Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG abgeleitet.

Für die Abrechnung eines selbstständigen Einsatzes ist in erster Linie maßgeblich, was der Vertrag vorsieht. Liegt tatsächlich eine Beschäftigung vor, gelten die arbeitsrechtlichen Pflichten dagegen unabhängig davon, wie der Vertrag bezeichnet ist.

Aufbewahrung: welche Frist gilt?

Wie lange ein Nachweis aufzubewahren ist, hängt von seiner Funktion ab. Dasselbe Dokument kann mehreren Zwecken dienen, in der Arbeitnehmerüberlassung etwa als Arbeitszeitaufzeichnung und zugleich als Abrechnungsgrundlage. Dann können unterschiedliche Fristen nebeneinander gelten, und praktisch richtet sich die Aufbewahrung nach der längsten einschlägigen Frist.

Unterlage	Frist	Grundlage
Arbeitszeitaufzeichnungen von Arbeitgebern	mindestens 2 Jahre	§ 17 MiLoG, § 16 Abs. 2 ArbZG
Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen	6 Jahre	§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB
Buchungsbelege, darunter Rechnungen	8 Jahre	§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB, § 14b Abs. 1 UStG
Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse	10 Jahre	§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB

Dient ein Leistungsnachweis als Beleg für eine Buchung, etwa als Anlage zur Rechnung, gilt in der Regel die Frist für Buchungsbelege. Die Verkürzung von zehn auf acht Jahre beruht auf dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz. Sie gilt grundsätzlich für Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Wie ein konkreter Nachweis einzuordnen ist, klärt im Zweifel die Steuerberatung.

Zur Form: GoBD und Excel

Die GoBD sind die Vorgaben der Finanzverwaltung zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Sie verlangen unter anderem, dass aufbewahrungspflichtige Unterlagen unveränderbar und nachvollziehbar aufbewahrt werden.

Eine Excel-Datei erfüllt die Anforderung der Unveränderbarkeit für sich genommen nicht, weil sich Inhalte ohne Protokoll ändern lassen. Für ein beschreibbares PDF-Formular gilt dasselbe. Für die laufende Erfassung sind beide Formate nutzbar. Für die Ablage wird der fertige Nachweis üblicherweise als unveränderliches Dokument festgeschrieben und zusammen mit der Freigabe revisionssicher archiviert. Liegen die Daten ursprünglich in strukturierter, maschinell auswertbarer Form vor, können zusätzliche Anforderungen an ihre Aufbewahrung bestehen. Die konkrete Umsetzung gehört in die Abstimmung mit der Steuerberatung.

Österreich und Schweiz

Die Begriffe unterscheiden sich, der Zweck des Nachweises ist vergleichbar. Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten richten sich nach dem jeweiligen nationalen Recht.

Österreich: Gebräuchlich sind die Begriffe Zeitaufzeichnung und Arbeitszeitaufzeichnung. Bücher, Aufzeichnungen und die dazugehörigen Belege sind nach § 132 BAO grundsätzlich sieben Jahre aufzubewahren.

Schweiz: Üblich sind Stundenrapport und Arbeitsrapport, bei Regiearbeiten am Bau der Regierapport. Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind nach Art. 958f OR zehn Jahre aufzubewahren.

Wenn die Abstimmung zum Engpass wird

Dieser Ratgeber stammt von zekanex. Wir entwickeln Software für die Freigabe von Leistungsnachweisen zwischen Freelancer, Personaldienstleister und Endkunde.

Die Begriffsfrage lässt sich mit einer sauberen Vorlage lösen. Der Weg des Dokuments ist ein eigenes Thema: Versand, Nachfassen, Statusübersicht und ein nachvollziehbarer Freigabevermerk.

Bei wenigen laufenden Einsätzen ist eine gut geführte Datei oft ausreichend. Mit der Zahl paralleler Einsätze wächst der Abstimmungsaufwand. Nach unserer Einschätzung wird er ab etwa zehn bis fünfzehn parallelen Einsätzen zum Engpass.

Bei zekanex erfasst der Freelancer seine Leistungen. Der Personaldienstleister gibt den Nachweis im eigenen Konto frei. Der Endkunde kann wahlweise über einen personalisierten Link (Magic Link) ohne eigenes Konto oder mit einem eigenen Konto freigeben. Jede Freigabe wird mit Zeitpunkt und Person protokolliert. Personaldienstleistern und Endkunden stehen zusätzlich Reporting-Funktionen zur Verfügung. Die Daten werden in Deutschland gehostet.

Freelancer können sich direkt bei zekanex registrieren. Personaldienstleister und Endkunden binden wir nach einem Erstgespräch ein. Die Unterstützung der E-Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD ist geplant und noch nicht verfügbar.

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Prüffragen für den eigenen Nachweisprozess

Die folgenden Fragen helfen, den eigenen Ablauf einzuordnen. Die Antworten ergeben sich aus den jeweiligen Verträgen.

Anforderungen: Welcher Begriff steht im Vertrag, welche Pflichtangaben werden verlangt, und ist ein Formular vorgegeben?
Abstimmung: Passen die Nachweisanforderungen aus Rahmenvertrag und Einzelvertrag zueinander?
Fristen: Regelt der Vertrag, bis wann Einwendungen gegen einen Nachweis erhoben werden können und was gilt, wenn keine erhoben werden? Ob Anpassungen an bestehenden Verträgen sinnvoll sind, lässt sich nur im Einzelfall und mit rechtlicher Beratung beurteilen.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Leistungsnachweis und Tätigkeitsnachweis? Der Leistungsnachweis ist ergebnisorientiert und belegt, welche Leistung in welchem Umfang erbracht wurde. Der Tätigkeitsnachweis ist prozessorientiert und dokumentiert, welche Tätigkeiten ausgeführt wurden. In der Praxis überschneiden sich beide Begriffe; welcher Nachweis geschuldet ist, ergibt sich aus dem jeweiligen Vertrag.

Was ist der Unterschied zwischen Leistungsnachweis, Stundenzettel und Zeitnachweis? Stundenzettel und Zeitnachweis dokumentieren die Arbeitszeit, also Beginn, Ende, Pausen und Dauer. „Zeitnachweis“ bezeichnet dabei häufig eine Monatsübersicht. Ein Leistungsnachweis beschreibt zusätzlich, welche Leistung erbracht wurde. Viele Auftraggeber verlangen Zeiten und Leistungsinhalte in einem Dokument.

Ist eine Rechnung ein Leistungsnachweis? Nein, beide erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Die Rechnung macht die Vergütung geltend, der Leistungsnachweis belegt die erbrachte Leistung. Im Streitfall muss grundsätzlich derjenige, der die Vergütung verlangt, die abgerechnete Leistung darlegen und beweisen; eine Rechnung allein reicht dafür häufig nicht aus. Üblich ist, den Nachweis der Rechnung als Anlage beizufügen.

Ist ein Leistungsnachweis gesetzlich vorgeschrieben? Eine allgemeine gesetzliche Pflicht, einen Leistungsnachweis zu führen, gibt es im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen nicht. Ob und in welcher Form er zu führen ist, ergibt sich in der Regel aus dem Vertrag. Unabhängig davon bestehen gesetzliche Pflichten, etwa zu Pflichtangaben in Rechnungen wie dem Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung oder zur Aufzeichnung der Arbeitszeit durch Arbeitgeber.

Muss ein Nachweis unterschrieben werden? Eine Unterschrift ist gesetzlich nicht allgemein vorgeschrieben; ob sie nötig ist, ergibt sich aus dem Vertrag. Sie kann den Beweiswert erhöhen. Auch eine dokumentierte digitale Freigabe kann als Beweismittel dienen; welches Gewicht sie hat, beurteilt im Streitfall das Gericht. Die Beweiskraft einer unterschriebenen Urkunde erreicht ein elektronisches Dokument in der Regel nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur.

Was ist ein Regieschein? Ein Regieschein, auch Regiezettel oder Rapportzettel genannt, dokumentiert Stundenlohnarbeiten am Bau, also Leistungen, die nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet werden, häufig einschließlich Material. Die VOB/B, ein Vertragswerk für Bauleistungen, bezeichnet ihn als Stundenlohnzettel. Ist die VOB/B wirksam vereinbart, gelten Stundenlohnzettel, die der Auftraggeber nicht fristgemäß zurückgibt, nach § 15 Abs. 3 VOB/B als anerkannt.

Was ist der Unterschied zwischen Leistungsnachweis und Leistungsverzeichnis? Das Leistungsverzeichnis beschreibt vor der Auftragsvergabe, welche Leistungen in welcher Menge ausgeführt werden sollen, und ist Grundlage von Ausschreibung und Angebot. Der Leistungsnachweis belegt im Nachhinein, was tatsächlich erbracht wurde.

Was gilt, wenn Rahmenvertrag und Einzelvertrag unterschiedliche Nachweise verlangen? Für einen Personaldienstleister kann das zum Risiko werden. Liefert ein Freelancer den Nachweis so, wie es sein Einzelvertrag verlangt, erfüllt dieser aber nicht die Anforderungen des Rahmenvertrags mit dem Endkunden, kann der Personaldienstleister womöglich noch nicht abrechnen, während er dem Freelancer die Vergütung schuldet. Wie die Lage im Einzelfall ist, hängt von beiden Verträgen ab.

Wie lange muss ein Leistungsnachweis aufbewahrt werden? Das hängt von seiner Funktion ab. Dient er in Deutschland als Buchungsbeleg, etwa als Anlage zur Rechnung, gilt seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz nach § 147 Abs. 3 AO und § 257 Abs. 4 HGB eine Frist von acht Jahren. Sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Arbeitszeitaufzeichnungen von Arbeitgebern unterliegen eigenen Fristen von mindestens zwei Jahren. Die Einordnung im Einzelfall klärt die Steuerberatung.

Reicht eine Excel-Datei als GoBD-konformer Nachweis? Für die laufende Erfassung ist Excel nutzbar. Für die aufbewahrungspflichtige Ablage erfüllt eine Excel-Datei für sich genommen die GoBD-Anforderung der Unveränderbarkeit nicht, weil sich Inhalte ohne Protokoll ändern lassen. Üblich ist, den fertigen Nachweis als unveränderliches Dokument festzuschreiben und revisionssicher zu archivieren. Die konkrete Umsetzung sollte mit der Steuerberatung abgestimmt werden.

Vorlage zum Herunterladen

Eine Vorlage, die Zeiten und Leistungsinhalte in einem Dokument erfasst und einen Freigabebereich für alle drei Beteiligten enthält, finden Sie hier:

Leistungsnachweis-Vorlage für Excel und PDF, kostenlos (öffnet in neuem Tab)

Die Angaben auf dieser Seite dienen der allgemeinen Information und stellen keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Sie ersetzen nicht die Prüfung des Einzelfalls durch eine rechtliche oder steuerliche Beratung. Beschreibungen von Vertragsregelungen sind vereinfacht und nicht als Formulierungsvorschläge gedacht. Die Darstellung entspricht dem Rechtsstand September 2026; spätere Änderungen sind nicht berücksichtigt.