Für Freelancer, Vermittler & Unternehmen
Leistungsabnahme inklusive Rechnungsstellung. Automatisch. Transparent.
Zekanex automatisiert den Abnahmeprozess zwischen allen Parteien, unabhängig davon, wie komplex die Konstellation ist. Der Ablauf ist vollständig digital und jeder Schritt nachvollziehbar. E-Mail-Ketten und Excel-Mappen entfallen.
„Zekanex ist die Single Source of Truth für geleistete Arbeit.“
Das Problem
Warum scheitert die Leistungsabnahme per E-Mail und Excel?
Drei Parteien teilen sich einen Prozess, und an jeder Übergabe entsteht Reibung. Das kostet Zeit, Geld und Nerven.
E-Mail-Ping-Pong
Leistungsnachweise wandern durch endlose CC-Ketten. Wer hat was wann bestätigt? Niemand weiß es genau.
Verzögerte Zahlungen
Freelancer warten Wochen auf ihr Geld, weil Freigaben in Posteingängen verschwinden oder vergessen werden.
Unklare Zuständigkeiten
Vermittler, Endkunde, Freelancer: Jeder zeigt auf den anderen. Eskalationen werden manuell und zu spät gehandhabt.
Keine Transparenz
Keine Partei sieht in Echtzeit, wo ein Leistungsnachweis gerade steckt. Status-Anfragen fressen wertvolle Arbeitszeit.
Excel-Mappen-Wüste
Viele Excel-Mappen, die konsolidiert, ausgewertet und im schlimmsten Fall auch noch hin und her kopiert werden müssen.
Kopierte Unterschriften
Für die Unterschrift wird mal schnell eine Unterschrift aus dem Generator oder Paint kopiert.
Es gibt einen besseren Weg. → Zekanex
Vorteile
Warum Zekanex?
Die zentrale Plattform für den Leistungsabnahmeprozess inklusive Rechnungsstellung. Alle drei Parteien arbeiten auf einer gemeinsamen Basis.
Echtzeit-Statusübersicht
Alle Beteiligten sehen jederzeit, in welchem Schritt sich ein Leistungsnachweis befindet.
Digitale Freigabe mit einem Klick
Endkunden geben Leistungsnachweise mit ihrem Zekanex-Zugang in wenigen Sekunden frei. In Kürze auch per Magic Link, ohne sich zu registrieren.
Automatische Benachrichtigungen
Zekanex informiert die Beteiligten per E-Mail, sobald ein Leistungsnachweis eingereicht, freigegeben oder abgelehnt wird.
Dokumentierter Freigabeverlauf
Jede Freigabe und jede Ablehnung wird mit Name und Zeitstempel dokumentiert. So ist später nachvollziehbar, wer wann entschieden hat.
Multi-Tenant-Transparenz
Freelancer, Vermittler und Endkunde arbeiten auf einer Plattform, mit klaren Rollen und abgestimmten Sichtbarkeiten.
Export als PDF & CSV
PDF-Export und CSV-Download sind in allen Tarifen enthalten. Die Anbindung an ERP- und Buchhaltungssysteme besprechen wir im Rahmen von Enterprise mit Ihnen.
Im Detail
Der komplette Ablauf: Schritt für Schritt pro Rolle
Von der Zeiterfassung über Prüfung und Freigabe bis zur Rechnung: Was in jeder der drei Rollen konkret passiert.
Freelancer
- Erfassen Sie Ihre geleisteten Stunden direkt digital. Die Zeiten stehen strukturiert und jederzeit abrufbar in einem System statt in Excel-Tabellen, die niemand mehr findet.
- Zum Monatsende erstellen Sie Ihren Leistungsnachweis direkt aus den erfassten Zeiten. Als PDF laden Sie ihn jederzeit herunter.
- Bevor Ihr Nachweis weitergeleitet wird, prüft das System ihn auf Vollständigkeit und Plausibilität. Fehler fallen damit auf, solange sie noch leicht zu korrigieren sind.
- Sie prüfen Ihren Leistungsnachweis in der Vorschau und bestätigen ihn digital. Ausdrucken und Scannen entfallen.
- Mit einem einzigen Klick stellen Sie Ihren Nachweis zur Freigabe bereit. Personalvermittlung und Endkunde werden automatisch benachrichtigt. In Kürze geben Endkunden auch per Magic Link frei, ohne sich zu registrieren.
- Sobald der Endkunde freigibt, wird die Freigabe mit Name und Zeitstempel gespeichert. So bleibt jederzeit nachvollziehbar, wer Ihre Leistung wann abgenommen hat.
- Ihre Rechnung erstellen Sie aus Ihren erfassten Zeiten und laden sie als PDF herunter. Sie müssen dafür keine einzige Zelle anfassen.
Funktionen
Welche Funktionen deckt Zekanex ab?
Vom Leistungsnachweis bis zur Rechnung: digital abgewickelt und für alle Parteien transparent.
Echtzeit-Tracking für alle Parteien
Freelancer, Vermittler und Endkunde sehen denselben, aktuellen Status. Statusanfragen per E-Mail entfallen.
- Live-Status jedes Leistungsnachweises
- Stundenauswertung je Projekt
- Automatische Benachrichtigungen
- Rollenbasierte Sichtbarkeit
Digitale Freigabe, auch firmenübergreifend
Endkunden geben Leistungsnachweise in Zekanex frei oder lehnen sie mit Begründung ab. In Kürze auch per Magic Link, ohne sich zu registrieren.
- Magic Link In Kürze
- Ablehnung mit Begründung
- Automatische Weiterleitung an die nächste Partei
Audit-Trail für jede Freigabe
Jede Freigabe und Ablehnung wird mit Name und Zeitstempel protokolliert. So bleibt für interne Prüfungen nachvollziehbar, wer wann entschieden hat.
- Verlauf je Freigabeprozess
- Export als PDF & CSV
- Datenhaltung ausschließlich in der EU
Export nach der Freigabe
Nach Freigabe stehen PDF- und CSV-Export in allen Tarifen bereit. Die Anbindung an ERP-, Buchhaltungs- oder Lohnsysteme besprechen wir im Rahmen von Enterprise mit Ihnen.
- PDF- & CSV-Export inklusive
- Webhooks inklusive
So funktioniert's
Wie läuft die Leistungsabnahme mit Zekanex ab?
Vom Leistungsnachweis bis zur Rechnung: Zekanex führt alle drei Parteien durch einen strukturierten, digitalen Prozess ohne manuelle Schleifen.
Freelancer reicht Leistungsnachweis ein
Der Freelancer erfasst seine Stunden in Zekanex und erstellt daraus den Leistungsnachweis. Zekanex benachrichtigt automatisch den Vermittler.
Vermittler prüft & leitet weiter
Die Personalvermittlung prüft den Leistungsnachweis und leitet ihn mit einem Klick an den Endkunden weiter.
Endkunde genehmigt digital
Der Endkunde sieht alle Details in Zekanex und gibt den Leistungsnachweis frei oder lehnt ihn mit Begründung ab. Zekanex benachrichtigt Freelancer und Vermittler sofort per E-Mail.
Rechnung & Export
Nach Genehmigung stehen PDF- und CSV-Export sofort bereit. Der Freelancer erstellt seine Rechnung direkt in Zekanex.
Was Zekanex besonders macht: Alle drei Parteien sehen denselben Status, zur selben Zeit. Statt E-Mails und Rückfragen läuft ein strukturierter Prozess, der jede Entscheidung mit Zeitstempel festhält.
Für alle Beteiligten
Eine Plattform. Drei Perspektiven.
Zekanex ist für jede Partei im Leistungsabnahmeprozess inklusive Rechnungsstellung optimiert. Jede Rolle hat ihre eigene Ansicht und ihre eigenen Rechte.
Endlich schneller bezahlt
Kein Nachfragen mehr. Sie sehen jederzeit, wo Ihr Leistungsnachweis steht, und werden benachrichtigt, sobald eine Freigabe oder eine Ablehnung vorliegt.
- Echtzeit-Status Ihrer Leistungsnachweise
- Automatische Benachrichtigung bei Freigabe
- Begründung bei Ablehnung
- PDF-Download nach Genehmigung
Weniger Aufwand, mehr Kontrolle
Koordinieren Sie Dutzende Freelancer und deren Leistungsnachweise auf einer Plattform. Nichts geht in der E-Mail-Flut unter, und der Stand ist jederzeit abrufbar.
- Zentrale Übersicht aller Leistungsnachweise
- Automatische Weiterleitung an Endkunden
- Benachrichtigungen per E-Mail
- Mandantenfähige Strukturen
Transparenz und Compliance
Genehmigen Sie Leistungsnachweise digital in Zekanex. Jede Freigabe und Ablehnung wird mit Name und Zeitstempel dokumentiert.
- Freigabe direkt im Browser
- Freigabeverlauf mit Name und Zeitstempel
- PDF- & CSV-Export inklusive
- Datenhaltung ausschließlich in der EU
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um Zekanex.
Derzeit ja. Jede Person, die Leistungsnachweise in Zekanex freigibt, benötigt einen Zugang. In Kürze kommt der Magic Link: Freelancer und Vermittler senden den Leistungsnachweis dann per Link, und ihre Endkunden geben frei, ohne sich zu registrieren.
Bereit, den Freigabeprozess zu automatisieren?
Zekanex bringt Freelancer, Vermittler und Endkunden auf eine Plattform. Der Freigabeprozess läuft dort ohne E-Mail-Ketten und Excel-Mappen.
Vielen Dank! Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden.