Leistungsnachweis Vorlage für Excel – kostenlos, mit automatischer Stundenberechnung
von Adrian Kamp
Ein Leistungsnachweis dokumentiert, welche Leistungen in einem Zeitraum tatsächlich erbracht wurden. Er ist die Grundlage für die Rechnung. Im Streitfall ist er ein zentrales Beweismittel.
Diese Vorlage ist für Dienstleistungsverhältnisse gemacht, in denen mehrere Parteien beteiligt sind. Also für Freelancer, die über einen Personaldienstleister bei einem Endkunden arbeiten. Für direkte Auftragsverhältnisse funktioniert sie genauso.
Die Excel-Fassung rechnet Arbeitszeiten, Pausen und Monatssummen selbst aus. Beide Fassungen enthalten einen Freigabebereich für alle drei Beteiligten. Kostenlos und ohne Anmeldung.
Sie suchen den Leistungsnachweis für BAföG? Diese Seite behandelt den Leistungsnachweis im geschäftlichen Bereich. Für die Leistungsbescheinigung nach § 48 BAföG ist Ihre Hochschule der richtige Ansprechpartner.
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Welche Fassung passt zu Ihnen?
| Excel | Ausfüllbares PDF | |
|---|---|---|
| Automatische Berechnung | ✓ Wochentag, Stunden, Summen | – |
| Am Bildschirm ausfüllen | ✓ | ✓ |
| Ausdrucken und unterschreiben | ✓ | ✓ |
| Zeilen für Leistungstage | 31 | 20 |
| Anpassbar an eigene Bedürfnisse | ✓ | eingeschränkt |
Die PDF-Fassung rechnet bewusst nicht. Formularberechnungen brauchen JavaScript, und das führen viele Browser in ihrem PDF-Viewer nicht aus. Wer automatische Summen möchte, nimmt die Excel-Fassung.
Was in beiden Fassungen enthalten ist:
- Blatt 1 – Leistungsnachweis: Kopfbereich für alle drei Vertragsparteien, Einsatz- und Projektdaten, Tageserfassung, Zusammenfassung (nur Excel), Freigabeblock mit getrennten Bestätigungs- und Unterschriftsfeldern für alle drei Beteiligten
- Blatt 2 – Ausfüllhilfe & Recht: übliche Angaben, Aufbewahrungsfristen, Genehmigungsfiktion, E-Rechnung, Begriffsabgrenzung
Was die Excel-Fassung für Sie rechnet:
| Automatisch berechnet | Details |
|---|---|
| Wochentag | Ergibt sich aus dem Datum, Wochenenden werden farblich abgesetzt |
| Tagesstunden | Aus Beginn, Ende und Pause, auch bei Einsätzen über Mitternacht |
| Monatssumme | Aktualisiert sich mit jeder Eingabe |
| Differenz Soll/Ist | Wenn ein Stundenkontingent hinterlegt ist |
| Honorarsumme | Optional, wenn ein Stundensatz eingetragen wird |
Die PDF-Fassung ist druckfertig auf zwei A4-Seiten angelegt. Die Excel-Fassung ist für den A4-Druck eingerichtet, der Leistungsnachweis im Querformat, die Ausfüllhilfe im Hochformat. In der Excel-Fassung sind Datums- und Pausenfelder gegen Fehleingaben geprüft.
Warum diese Vorlage sich von anderen unterscheidet
Viele Leistungsnachweis-Vorlagen sind einfache Tabellen mit den Spalten Datum, Tätigkeit und Stunden. Das reicht, solange nur zwei Parteien beteiligt sind und niemand nachfragt.
In der Praxis ist es selten so einfach.
Es sind drei Parteien, nicht zwei. Arbeitet ein Freelancer über einen Personaldienstleister bei einem Endkunden, hat der Nachweis zwei Adressaten mit unterschiedlichen Interessen. Der Endkunde bestätigt, dass die Leistung erbracht wurde. Der Personaldienstleister rechnet auf dieser Grundlage in beide Richtungen ab. Diese Vorlage bildet alle drei Rollen im Kopfbereich und im Freigabeblock ab.
Die Freigabe ist der eigentliche Engpass. Das Ausfüllen dauert oft nur zwanzig Minuten. Auf die Bestätigung warten Sie manchmal zwei Wochen. Deshalb enthält die Vorlage einen Freigabeblock mit getrennten Bestätigungsfeldern für alle drei Beteiligten.
Rechnen sollte die Datei übernehmen. Wer Stunden im Kopf addiert, macht Fehler. Jede Differenz zwischen Nachweis und Rechnung erzeugt Rückfragen und verzögert die Zahlung.
Rechtliche Einordnung gehört dazu. Blatt 2 beantwortet die Fragen, die beim Ausfüllen aufkommen. Was gehört hinein? Wie lange aufbewahren? Was ändert die E-Rechnungspflicht? Was ist bei Freelancer-Einsätzen zu beachten?
Was in einen Leistungsnachweis gehört
Es gibt keine gesetzliche Norm, die den Inhalt eines Leistungsnachweises abschließend vorschreibt. Maßgeblich ist der Zweck. Der Nachweis muss belegen können, wer wann was in welchem Umfang geleistet hat. Daraus ergeben sich die Angaben, die in der Praxis erwartet werden.
| Angabe | Warum sie nötig ist |
|---|---|
| Auftragnehmer | Wer hat geleistet |
| Auftraggeber | Wer hat beauftragt und schuldet die Vergütung |
| Endkunde / Einsatzort | Bei Einsätzen über einen Dienstleister: wo wurde geleistet und wer bestätigt |
| Leistungszeitraum | Zuordnung zur Abrechnungsperiode |
| Datum je Leistungstag | Nachvollziehbarkeit im Einzelnen |
| Bestell-, Auftrags- oder Projektnummer | Verbindung zur Beauftragung; ohne sie bleibt die Rechnungsprüfung beim Endkunden hängen |
| Tätigkeitsbeschreibung | Der entscheidende Punkt, siehe unten |
| Umfang in Stunden | Nachvollziehbar aus Beginn, Ende und Pause |
| Bestätigung | Unterschrift oder dokumentierte digitale Freigabe |
Zur Tätigkeitsbeschreibung. Hier entscheidet sich der Wert des gesamten Dokuments. „Beratung”, „Projektarbeit” oder „Support” belegen nichts. Eine belastbare Beschreibung benennt den konkreten Gegenstand.
Schwach: Entwicklungsarbeiten Belastbar: Implementierung Schnittstelle SAP → DATEV, Mapping der Buchungssätze, Test gegen Referenzdatensatz
Der Aufwand ist minimal, der Unterschied im Ernstfall erheblich. Das gilt gegenüber dem Endkunden ebenso wie in einer Prüfung.
Leistungsnachweis, Stundenzettel, Tätigkeitsnachweis, Regieschein: was ist der Unterschied?
Die Begriffe werden im Alltag durcheinander verwendet. In der Sache meinen sie Unterschiedliches.
| Begriff | Fokus | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| Leistungsnachweis | Ergebnis und Umfang der Leistung | B2B-Dienstleistung, Oberbegriff |
| Tätigkeitsnachweis | Ausgeführte Aufgaben | Zeitbasierte Vergütung mit Tätigkeitsangaben |
| Stundennachweis / Stundenzettel | Reine Arbeitszeit | Branchenübergreifend |
| Arbeitsnachweis | Sammelbegriff, uneinheitlich | Kein eigenständiger Fachbegriff |
| Regieschein / Rapportzettel | Regie- und Stundenlohnarbeiten | Bau und Handwerk, VOB-Kontext |
Praktische Konsequenz. Entscheidend ist, welchen Begriff der Vertrag verwendet. Verlangt der Rahmenvertrag einen „Stundennachweis” und liegt ein ergebnisorientierter Leistungsnachweis ohne Zeitangaben vor, kann die Rechnungsprüfung das zurückweisen. Diese Vorlage erfasst Zeiten und Leistungsinhalte und deckt damit beides ab.
Ausführlich: Unterschied zwischen Leistungsnachweis, Stundenzettel und Zeitnachweis (öffnet in neuem Tab)
Ist eine Rechnung ein Leistungsnachweis?
Nein. Die beiden Dokumente haben verschiedene Funktionen. Der Leistungsnachweis belegt, was geleistet wurde. Die Rechnung fordert die Vergütung dafür.
Eine Rechnung allein genügt in einer Auseinandersetzung häufig nicht als Beleg der Leistungserbringung. Deshalb wird der Leistungsnachweis in der Praxis als Anlage zur Rechnung geführt.
Ein häufiger Fehler sind Abweichungen zwischen beiden Dokumenten. Weist der Nachweis 142 Stunden aus und die Rechnung 144, wird die Rechnung in der Prüfung regelmäßig beanstandet. Die Korrektur verzögert den Zahlungseingang und kann Folgekosten verursachen, etwa wenn Zahlungs- oder Skontofristen verstreichen.
Achten Sie darauf, dass Leistungszeitraum, Stundenzahl und Projektbezug in Nachweis und Rechnung identisch sind. Die automatische Summenbildung in der Excel-Fassung ist genau dafür da.
Der Freigabeprozess bei Einsätzen über Personaldienstleister
Arbeitet ein Freelancer über einen Personaldienstleister bei einem Endkunden, durchläuft der Nachweis typischerweise vier Stationen.
- Der Freelancer erfasst seine Leistungen und übermittelt den Nachweis.
- Der Endkunde, meist der fachliche Projektleiter, prüft und bestätigt, dass die Leistung erbracht wurde.
- Der Personaldienstleister prüft den bestätigten Nachweis gegen die Beauftragung.
- Auf dieser Grundlage rechnet der Dienstleister gegenüber dem Endkunden ab und begleicht die Rechnung des Freelancers. Jede dieser Stationen ist eine mögliche Verzögerung. In der Praxis kommen so pro Freelancer und Monat schnell viele E-Mails zusammen: Nachweis versenden, nachfassen, Rückfrage beantworten, korrigierte Fassung senden, erneut nachfassen.
Der Engpass liegt häufig bei Station 2. Für den Projektleiter beim Endkunden ist die Freigabe eine Nebenaufgabe. Sie fällt gebündelt am Monatsende an und wird oft zwischen anderen Terminen erledigt. Erfahrungsgemäß wird eine Freigabe eher zeitnah erledigt, wenn sie wenig Aufwand bedeutet. Zusätzliche Hürden wie eine eigene Registrierung oder ein weiteres Passwort können sie verzögern.
Für diesen Prozess bietet die Vorlage zwei Dinge: einen Kopfbereich, der alle drei Parteien benennt, und einen Freigabeblock mit getrennten Bestätigungsfeldern. Damit ist auf einem Blatt dokumentiert, wer wann was bestätigt hat.
Eine Datei übernimmt allerdings weder den Versand noch das Nachfassen, und sie protokolliert nicht automatisch, wer wann freigegeben hat. Wenn dieser Prozess bei Ihnen monatlich über viele Einsätze läuft, kann ein System dafür sinnvoller sein als eine Datei. Wie zekanex das löst, lesen Sie weiter unten.
Freigabefristen und Genehmigungsfiktion
Ohne Fristenregelung gilt ein nicht beantworteter Leistungsnachweis in der Regel nicht automatisch als genehmigt. Die Abrechnung kann sich dann verzögern: Der Freelancer wartet auf sein Geld, und der Dienstleister kann gegenüber dem Endkunden womöglich noch nicht abrechnen.
Eine mögliche vertragliche Lösung ist eine Genehmigungsfiktion: Erhebt der Endkunde innerhalb einer vereinbarten Frist keine Einwendungen, gilt der Nachweis als genehmigt.
Wird eine solche Regelung in Allgemeinen Geschäftsbedingungen vereinbart, stellt das Gesetz besondere Anforderungen, zum Beispiel an die Angemessenheit der Frist und an einen gesonderten Hinweis auf die Bedeutung des Schweigens (§ 308 Nr. 5 BGB). Im Verkehr zwischen Unternehmen fließen diese Wertungen in die allgemeine Inhaltskontrolle ein.
Wichtig. Eine Genehmigungsfiktion wirkt nur, wenn sie wirksam vertraglich vereinbart ist. Ein Satz auf einem Formular begründet sie nicht. Die Vorlage enthält deshalb bewusst keine vorformulierte Genehmigungsfiktion.
Ob und wie eine solche Regelung vereinbart werden sollte, ist eine Frage der Vertragsgestaltung im Einzelfall und gehört in die rechtliche Beratung.
Ist eine Excel-Vorlage GoBD-konform?
Nein, nicht für sich genommen. Das sollten Sie wissen, bevor Sie sich darauf verlassen.
Die GoBD verlangen für aufbewahrungspflichtige Unterlagen unter anderem Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit. Eine Excel-Datei erfüllt die Anforderung der Unveränderbarkeit für sich genommen nicht: Inhalte lassen sich ändern, ohne dass ein Änderungsprotokoll entsteht. Für ein beschreibbares PDF-Formular gilt dasselbe.
Das macht die Vorlage nicht wertlos. Für die laufende Erfassung und die Abstimmung zwischen den Beteiligten ist sie gut geeignet. Für die aufbewahrungspflichtige Ablage wird der ausgefüllte Nachweis üblicherweise als unveränderliches PDF festgeschrieben und gemeinsam mit der zugehörigen Freigabe revisionssicher archiviert.
Aufbewahrungsfristen. Dient ein Leistungsnachweis als Buchungsbeleg, etwa als Anlage zur Rechnung, gilt die Frist für Buchungsbelege. Sie wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz auf acht Jahre verkürzt (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB, § 14b Abs. 1 UStG) und gilt grundsätzlich für Unterlagen, deren Frist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren, Jahresabschlüsse und Bilanzen weiterhin zehn Jahre. Elektronisch empfangene Rechnungen sind im Originalformat zu archivieren. Ein Ausdruck genügt nicht.
Prüfen Sie den für Ihren Fall geltenden Stand mit Ihrer Steuerberatung.
Was die E-Rechnungspflicht für Leistungsnachweise bedeutet
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Versand greift gestaffelt.
| Ab | Wer |
|---|---|
| 1.1.2025 | Empfangspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen |
| 1.1.2027 | Versandpflicht für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz |
| 1.1.2028 | Versandpflicht grundsätzlich für alle |
Ein PDF ist keine E-Rechnung. Erforderlich sind strukturierte Formate nach EN 16931, im deutschen Markt vor allem XRechnung und ZUGFeRD.
Für den Leistungsnachweis heißt das, dass er vom Papieranhang in einen strukturierten Prozess wandert. Die Rechnung wird maschinell verarbeitet, und der Nachweis, der sie belegt, sollte in derselben Logik verfügbar sein. Eine digital und nachvollziehbar organisierte Nachweisfreigabe kann die Umstellung erleichtern.
Stand der Angaben: September 2026.
Worauf Sie bei Freelancer-Einsätzen zusätzlich achten sollten
Bei Einsätzen über Personaldienstleister erfüllt der Leistungsnachweis eine doppelte Funktion. Er ist Abrechnungsgrundlage und zugleich Teil der Dokumentation des Einsatzes.
Für die Frage, ob eine selbstständige Tätigkeit oder eine Beschäftigung vorliegt, ist die tatsächliche Durchführung des Einsatzes maßgeblich, nicht seine Beschreibung. Sozialversicherungsrechtlich ist § 7 Abs. 1 SGB IV der Maßstab; eine verbindliche Klärung ist über das Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV möglich. Arbeitsrechtlich stellt § 611a BGB klar, dass es auf die Bezeichnung im Vertrag nicht ankommt, wenn die tatsächliche Durchführung auf ein Arbeitsverhältnis hinweist.
Der Nachweis sollte die tatsächlichen Verhältnisse deshalb zutreffend wiedergeben. Wird ergebnisbezogen gearbeitet, kann er das Ergebnis konkret benennen. Formulierungen, die Weisungsgebundenheit oder Eingliederung nahelegen, obwohl beides tatsächlich nicht besteht, zeichnen ein unzutreffendes Bild. Bestehen Weisungsgebundenheit und Eingliederung tatsächlich, liegt die Frage nicht bei der Formulierung, sondern bei der Durchführung des Einsatzes.
Eine Klarstellung, die wir für wichtig halten. Ein Leistungsnachweis kann eine Statusprüfung nicht verhindern. Kein Dokument und keine Software schützt vor einer Statusfeststellung oder bestimmt ihr Ergebnis. Was ein sauber geführter Nachweis leisten kann, ist zu dokumentieren, was tatsächlich vereinbart und geleistet wurde.
Für die Ausgestaltung im Einzelfall empfehlen wir anwaltliche Beratung.
Wenn die Vorlage an ihre Grenze kommt
Diese Vorlage stammt von zekanex. Wir entwickeln Software für genau den Prozess, den die Datei abbildet.
Ab wann sich das lohnt. Bei wenigen laufenden Einsätzen ist eine gut geführte Datei oft ausreichend. Mit der Zahl paralleler Einsätze wächst der Abstimmungsaufwand; nach unserer Einschätzung wird er ab etwa zehn bis fünfzehn parallelen Einsätzen zum Engpass. Die Zeit geht dann für Versenden, Nachfassen, Sortieren und Zuordnen drauf. Dafür ist zekanex gebaut.
| Vorlage als Datei | zekanex | |
|---|---|---|
| Erfassung | manuell in der Datei | strukturiert, wiederkehrende Positionen übernehmbar |
| Versand | E-Mail-Anhang | automatisch generierter, personalisierter Link |
| Freigabe Personaldienstleister | Ausdruck, Unterschrift | im eigenen Konto |
| Freigabe Endkunde | Ausdruck, Unterschrift, Rückscan | per Magic Link ohne eigenes Konto oder im eigenen Konto |
| Nachfassen | von Hand | automatische Erinnerung |
| Status | im Postfach suchen | jederzeit im Konto einsehbar |
| Dokumentation | kein automatisches Protokoll | jede Freigabe mit Zeitpunkt und Person protokolliert |
| Reporting | eigene Auswertung | Reporting-Funktionen für Personaldienstleister und Endkunden |
| Hosting | eigener Rechner | Hosting in Deutschland |
Der Projektleiter beim Endkunden kann ohne eigenes Konto und ohne Passwort freigeben. Er öffnet den Link und bestätigt. Wer lieber mit einem eigenen Konto arbeitet, kann auch das. Erfahrungsgemäß erfolgt eine Freigabe eher zeitnah, wenn sie wenig Aufwand bedeutet.
Freelancer können sich direkt bei zekanex registrieren. Personaldienstleister und Endkunden binden wir nach einem Erstgespräch ein. Die Unterstützung der E-Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD ist geplant und noch nicht verfügbar.
Gespräch vereinbaren (öffnet in neuem Tab) (öffnet in neuem Tab) · So funktioniert der Prozess (öffnet in neuem Tab) (öffnet in neuem Tab)
Leistungsnachweis in Österreich und der Schweiz
Die Vorlage lässt sich grundsätzlich in allen drei DACH-Ländern verwenden; Währung und landesspezifische Anforderungen sind gegebenenfalls anzupassen. Die Begriffe unterscheiden sich.
- Österreich: Üblich ist der Begriff Zeitaufzeichnung. Für Arbeitsverhältnisse gilt § 26 AZG. Für selbstständige Auftragsverhältnisse gelten die vertraglichen Vereinbarungen.
- Schweiz: Gebräuchlich sind Stundenrapport und Arbeitsrapport, bei Regiearbeiten auch Regierapport. Abweichend sind vor allem die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Rahmenbedingungen sowie die Aufbewahrungsfristen. Die inhaltliche Struktur des Nachweises ist in allen drei Ländern vergleichbar.
Häufige Fragen zum Leistungsnachweis
Was muss in einem Leistungsnachweis stehen?
Gesetzlich ist der Inhalt nicht abschließend vorgeschrieben; maßgeblich ist der Vertrag. Üblich sind Auftraggeber und Auftragnehmer, Leistungszeitraum und Einzeldaten, eine konkrete Tätigkeitsbeschreibung, der Umfang in Stunden sowie die Bestätigung der Beteiligten. Bei Einsätzen über einen Personaldienstleister kommen der Endkunde als Einsatzort und die Bestell- oder Projektnummer hinzu.
Ist eine Rechnung ein Leistungsnachweis?
Nein. Die Rechnung fordert die Vergütung, der Leistungsnachweis belegt die erbrachte Leistung. In der Praxis wird der Nachweis als Anlage zur Rechnung geführt.
Muss ein Leistungsnachweis unterschrieben werden?
Eine Unterschrift ist nicht in jedem Fall zwingend; ob sie nötig ist, ergibt sich aus dem Vertrag. Sie kann den Beweiswert erhöhen. Wichtig ist, dass die Bestätigung des Auftraggebers nachvollziehbar festgehalten wird. Das kann auch eine digitale Freigabe sein; welches Gewicht sie als Beweismittel hat, beurteilt im Streitfall das Gericht.
Wie lange muss ich Leistungsnachweise aufbewahren?
Das hängt von ihrer Funktion ab. Als Buchungsbeleg, etwa als Anlage zur Rechnung, gilt seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz grundsätzlich eine Frist von acht Jahren (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren, Jahresabschlüsse und Bilanzen weiterhin zehn Jahre. Den für Ihren Fall geltenden Stand klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.
Ist eine Excel-Vorlage GoBD-konform?
Nicht für sich genommen. Excel erfüllt die Anforderung der Unveränderbarkeit nicht. Für die laufende Erfassung ist die Vorlage geeignet. Für die aufbewahrungspflichtige Ablage wird der Nachweis üblicherweise als unveränderliches PDF festgeschrieben und revisionssicher archiviert.
Was ist der Unterschied zwischen Leistungsnachweis und Stundenzettel?
Der Stundenzettel dokumentiert reine Arbeitszeit. Der Leistungsnachweis dokumentiert zusätzlich, welche Leistung in dieser Zeit erbracht wurde. Viele Auftraggeber verlangen beides in einem Dokument.
Ab wann gilt die Genehmigungsfiktion?
Nur wenn sie wirksam vertraglich vereinbart ist. In Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten dafür besondere Anforderungen. Die Vorlage enthält bewusst keine vorformulierte Genehmigungsfiktion; ein Hinweis auf einem Formular ersetzt die vertragliche Vereinbarung nicht.
Ist die Vorlage wirklich kostenlos?
Ja. Kein Konto, keine E-Mail-Adresse, keine Testphase. Sie dürfen die Datei intern weitergeben und anpassen. Die Vorlage wird ohne Gewähr bereitgestellt und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Gibt es die Vorlage auch als PDF?
Ja. Neben der Excel-Fassung steht ein ausfüllbares PDF bereit, das sich direkt am Bildschirm befüllen, speichern und drucken lässt. Die automatische Stundenberechnung bietet nur die Excel-Fassung, weil PDF-Formulare in vielen Browsern nicht rechnen.
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